Voorkom kwartaalstress: waarom maandelijkse controle op facturen loont

Bij DebtCo zien we het ieder kwartaal terug: een duidelijke piek in de aanlevering van nieuwe vorderingen. Veel ondernemers gebruiken het einde van een kwartaal om hun administratie bij te werken. Dat lijkt logisch, maar in de praktijk levert dit vaak problemen op.

De gevolgen van kwartaalcontrole

Wanneer je pas na drie maanden ontdekt dat een factuur nog openstaat, is de kans groot dat de leeftijd van de vordering al flink is toegenomen. Hoe ouder een vordering, hoe lastiger deze meestal te incasseren is. Het contact met de klant is vervaagd, hij is onvindbaar, er kan sprake zijn van financiële problemen bij de debiteur, of de betalingsbereidheid neemt simpelweg af.

Door de administratie slechts ieder kwartaal te checken, loop je dus het risico dat je achter de feiten aanloopt.

DebtCo adviseert: kies voor maandelijkse controle

Om dit te voorkomen, raden wij ondernemers aan om minimaal één keer per maand een controle te doen op openstaande facturen. Zo hou je grip op je debiteurenbeheer en kun je sneller reageren.

Concreet betekent dit:

• Maandelijkse factuurcheck: breng in kaart welke betalingen nog uitstaan.
• Op tijd herinneren: stuur tijdig een vriendelijke reminder naar je debiteuren.
• Gedegen documentatie: leg vast wanneer en hoe je contact hebt opgenomen.
• Tijdig opschalen: wacht niet te lang met het overdragen naar incasso wanneer betaling uitblijft.

Voorkom oplopende risico’s

Door je administratie vaker bij te werken, voorkom je dat facturen onnodig oud worden. Zo vergroot je de kans op een succesvolle en snelle incasso, zonder dat de relatie met je klant onnodig onder druk komt te staan.

Heb jij het idee dat jouw facturen te vaak blijven liggen tot het kwartaaloverzicht? DebtCo helpt je graag met een effectief en klantvriendelijk incassoproces.

‍