Incassokosten: wat mag wel en wat niet?

Wanneer een factuur onbetaald blijft, mag je incassokosten rekenen. Maar waarom doe je dat, wanneer mag het precies en hoe hoog mogen die kosten zijn? Gelden dezelfde regels voor consumenten als bedrijven? Hieronder leggen we het helder uit.

Waarom reken je incassokosten?

Incassokosten vergoeden de extra inspanning die jij moet leveren omdat er niet op tijd is betaald: herinneringen sturen, telefonisch opvolgen en eventueel een incassodienstverlener inschakelen. Het is dus geen “boete” maar een kostencompensatie én een prikkel om alsnog te betalen.

Consument of zakelijke klant: het verschil

Niet iedere klant valt onder dezelfde regels als het gaat om incassokosten. Er is een belangrijk onderscheid tussen consumenten en zakelijke klanten.

• Consumenten (B2C)
  
  • Voor consumenten gelden vaste incassokosten op basis van de Wet Incassokosten (WIK). Daarnaast moet je altijd eerst een 14-dagenbrief (WIK-brief) sturen voordat je kosten in rekening brengt.
• Zakelijke klanten (B2B)
  
  • Hier geldt regelend recht. Je mag afwijken van de WIK-staffel, mits dit in een contract of de algemene voorwaarden is vastgelegd. Echter, de rechter kan dit matigen bij excessieve kosten of onredelijke afspraken.

Redelijkheid en billijkheid

Ook bij contractueel bedongen incassokosten moet je rekening houden met redelijkheid. Excessieve incassokosten kan een rechter matigen of afkeuren. Houd je afspraken dus proportioneel en verdedigbaar.

Hoe zijn incassokosten opgebouwd? (WIK-staffel)

De wettelijke staffel voor consumenten werkt in schijven:

Hoofdsom Percentage Min / Max

over de eerste € 2.500 15% min. € 40

over de volgende € 2.500 10%

over de volgende € 5.000 5%

over de volgende € 190.000 1%

boven € 200.000 0,5% max. € 6.775

Voorbeeld: bij een hoofdsom van € 1.000 mag je € 150 incassokosten rekenen.

Wanneer mag je incassokosten rekenen?

Consumenten (B2C): pas na een correcte 14-dagenbrief en uitblijvende betaling.

Zakelijk (B2B): afhankelijk van de algemene voorwaarden direct na het verstrijken van de betaaltermijn of na een juiste in gebreke stelling.

Praktisch advies: verstuur óók bij zakelijke vorderingen, na een gedegen debiteurenbeheer, een 14-dagenbrief. Dit maakt dat je in juridische procedures sterker staat. Bij eenmanszaken en vof’s (zonder rechtspersoon) ben je hier verplicht toe.

Stapelen van incassokosten bij terugkerende vorderingen

Voor terugkerende vorderingen (bijv. abonnementen/termijnbedragen) bij consumenten geldt sinds 1 oktober 2024 een wettelijke beperking:

• Is de maandelijkse vordering of het termijnbedrag lager dan € 266,67, dan mogen de incassokosten maximaal € 140 per zes maanden bedragen.
  
  • Deze regel voorkomt het onevenredig stapelen van incassokosten bij kleinere, periodieke bedragen.

Conclusie

Incassokosten zijn bedoeld om jouw extra inspanningen te vergoeden en tijdige betaling te stimuleren. Let op het verschil tussen consumenten en zakelijke klanten, pas de WIK-staffel correct toe, en stuur na een gedegen debiteurenbeheer de 14-dagenbrief op tijd en houd rekening met de beperking bij terugkerende vorderingen.

‍